Vljudno zavrnitev uporabljamo v vsakdanjem življenju, čeprav se tega niti ne zavedamo. Prijateljica vas je povabila na kavo, vendar ne utegnete – zato ji naštejete kup razlogov, zakaj trenutno res nimate časa, in ji obljubite, da bosta ob klepetu ob kavi uživali še v tem tednu. Na preizkusu za delovno mesto niso bili uspešni vsi kandidati. Prav je, da jih o tem tudi obvestite. Ker s prijateljico niste v uradnem odnosu, ji vljudne zavrnitve ne boste napisali, vsekakor pa boste o neuspešnem preizkusu vljudno zavrnili prijavljene kandidate.

Zakaj vljudna zavrnitev?

Vljudna zavrnitev se uporablja v poslovnem svetu. Zavrnitev s seboj prinaša žalost, razočaranje, jezo, slabo počutje – na ljudi ima slab vpliv. Vendar ne glede na to, kako zavrnitev ljudi prizadene, jo je bolje izreči/napisati, kot pa pustiti nekoga v nevednosti – je podjetje prejelo moj življenjepis, ali poslovnemu parterju ni všeč izbrana restavracija … Pri vljudni zavrnitvi je ključen način sporočanja – kako posameznika zavrnemo in kaj mu ponudimo v zameno. Mnenja glede pisanja vljudnih zavrnitev so različna – ali jih sploh pisati ter kako, saj zavrnitev sama po sebi ne more biti vljudna. Pa to res drži?

Kako napisati vljudno zavrnitev?

Vljudna zavrnitev kot vrsta dopisa nima posebej določene oblike. Kljub temu so elementi, ki jih vključimo, ključnega pomena. Ob desnem robu zapišemo kraj in datum pisanja, spustimo prazno vrstico ter ob levem robu zapišemo zadevo dopisa: Zavrnitev. Jedro zavrnitve sestoji iz nagovora, vsebine in pozdrava. Če vam pravilno pisanje nagovora in zaključnega pozdrava povzroča težave, kliknite povezavo. Pri pisanju zavrnitve je ključna vsebina, v kateri o zavrnitvi naslovnika najprej obvestimo ( /…/ sporočamo vam, da vaši prošnji ne moremo ugoditi.). Nato navedemo argumente za zavrnitev (zaradi nepopolno oddane dokumentacije, neizpolnjevanja pogojev, službene odsotnosti ...). Navajanje površinskih informacij ali dopis brez argumentov je izguba časa – vašega in naslovnikovega. Naslovniku nato ponudite drugo rešitev in dopis zaključite s prijaznimi mislimi ter željami. Drži, da uradne ustanove, organizacije, podjetja niso dolžna pisati vljudnih zavrnitev kandidatom ali poslovnim partnerjem – pokažejo pa z njimi svoj odnos.

V zaključek vključite tiskano ime in priimek, lastnoročni podpis in žig podjetja.

Napake pri pisanju/izražanju vljudnih zavrnitev

Da bi se v prihodnje izognili "neuspelim" poskusom zavrnitve, navajamo nekaj najpogostejših napak ter kako se jim izogniti.
1. Ne oklevajte – če veste, da se dogodka ne boste uspeli udeležiti ali pa imate dovolj argumentov, da prošnje za delo ne morate odobriti, to sporočite takoj. Veliko poslovnih dogodkov zahteva načrtovanje in proračun, iskalci zaposlitve pa ostajajo v upanju na boljši jutri.
2. Ne suhoparite – ni dovolj, da prošnjo ali povabilo zavrnete. Svojo odločitev podkrepite z argumenti, saj preprosti "ne" res ne izkazuje vljudnosti.
3. Bodite pošteni – navajanje lažnih argumentov ne vzdrži v nobeni obliki dopisov.
4. Ponudite rešitev – naslovniku ponudite alternativo: osebni sestanek, kosilo ob drugem času, povabilo na kateri drugi dogodek …
5. Pošljite darilo – če se dogodka ali sestanka ne morete udeležiti, poslovnemu partnerju pošljite poslovno darilo (pazite, da to ne bo promocijsko darilo – npr. beležka ali nalivnik z logotipom vašega podjetja).
6. Ne ignorirajte – če prejmete vabilo na dogodek ali sestanek, se nanj tudi odzovite – potrdite prisotnost ali napišite vljudno zavrnitev. Če se s kandidati dogovorite, da bodo o uspešnosti razgovora za delo obveščeni, potem se dogovora tudi držite.

Kako reči ne?

Pri pisanju ali izrekanju zavrnitve vam lahko pomagajo napotki kliničnega psihologa T. Powlla, ki predstavlja šest načinov, kako odločno reči ne.

Neposredno: ključnega pomena je odločna nikalnica NE. V tem primeru vam ni treba pojasnjevati razlogov za svojo odločitev. Lahko evalvacijo opravimo jutri? Ne.

Utemeljeno: pri tem načinu izražanja zavrnitve je v ospredje postavljen vaš argument, ki mora biti utemeljen. Jutri vas vabimo na poslovno kosilo. Lahko potrdite udeležbo? Hvala za povabilo, vendar sem zaradi pomembnega poslovnega potovanja, ki je načrtovano že kar nekaj časa, od jutri naprej odsoten.

Zrcalno: obnovite sogovornikovo prošnjo/povabilo in v ospredje postavite svoje občutke. Lahko evalvacijo opravimo jutri? Razumem, da želite evalvacijo opraviti čim prej, vendar jutri res ne utegnem.

Pogojno: v tem primeru vaš ne ni dokončen. Ta način izražanja uporabite samo, če veste, da boste prošnji/povabilu lahko v prihodnosti vseeno ugodili. Jutri vas vabimo na poslovno kosilo. Lahko potrdite udeležbo? Jutri se poslovnega kosila žal ne morem udeležiti, lahko pa se dogovorimo za prihodnji teden.

Poizvedujoče: dopuščate možnost pritrdilnega odgovora z iskanjem alternative. Lahko evalvacijo opravimo jutri? Je na voljo še kakšen drug termin?

Izmenjevalno: ne glede na sogovornikov trud in načine, da bi vas prepričal v pritrdilni odgovor, je vaš odgovor vedno ne, brez pojasnjevanja. A: Lahko evalvacijo opravimo jutri dopoldne? B: Ne. A: Tokrat bo sestanek trajal največ pol ure. B: Ne, jutri dopoldne nimam časa. A: Sestanek lahko skličemo tudi popoldne. B: Popoldne nimam prevoza. A: Pošlji mi naslov, lahko se peljeva skupaj …

Pisanje vljudnih zavrnitev zahteva določeno mero poguma, slogovne spretnosti in poznavanja smernic pisanja. Ne nazadnje postaja danes v svetu ugajanja in prilagajanja reči NE mojstrska vrlina. Ni res, da s tem pokažemo svoj sebični jaz, pomembno pa je, kako zavrnitev izpeljemo.