Vse življenje se srečujemo s pravili, naj bo to v formalnih ali neformalnih odnosih. V naše življenje vnašajo strukturo in preprečujejo kaos: "Odkar obstaja človek, obstajajo pravila, ki urejajo odnose med posamezniki, posameznika do skupnosti in skupnosti do posameznika," je o protokolu in bontonu povedala Ksenija Benedetti, strokovnjakinja za protokol, ki je bila vodja Protokola Republike Slovenije kar 18 let. Medtem ko gre pri bontonu za pravila primernega vedenja, pa je protokol obširnejši pojem: "Protokol je veliko več kot bonton," je zatrdila Benedettijeva. "Gre za skupek pravil, ki veljajo pri dejavnostih glede načina sporazumevanja – komuniciranja v diplomaciji, politiki, v poslovnem svetu in tudi v lokalnih okoljih," je še pojasnila.

Številne dejavnike protokola pa vsebuje tudi organizacija protokolarnih dogodkov, kot so obiski visokih predstavnikov tujih držav v Republiki Sloveniji, ki potekajo v skladu z Navodili za izvajanje Sklepa o določitvi protokolarnih pravil. Priprava med drugim vsebuje izbiro vabil in daril, pripravo slavnostne mize, načrtovanje sedežnega reda in pogovora za mizo, kjer sta tako tema kot glasnost smeha pomembna dejavnika. Treba pa je upoštevati tudi načelo, da sobote, nedelje, prazniki in dela prosti dnevi praviloma niso protokolarni dnevi za državniške, uradne in delovne obiske, protokolarni čas je praviloma od 9. do 21. ure.

Za organizacijo je potreben čas

Protokol pri organizaciji dogodkov, predvsem ob prihodu članov kraljevih družin, je precej dolgotrajen. "Če vzamemo za primer obisk na najvišji ravni, se priprave okvirno začnejo že šest mesecev pred državniškim obiskom," je razložila Petra Jevnikar iz Protokola Republike Slovenije in dodala, da pred srečanjem potekajo številna usklajevanja, dokler tako gost kot gostitelj nista zadovoljna z vsebino in organizacijo posameznih delov. "Protokol Republike Slovenije pri usklajevanju programa obiska sodeluje z veleposlaništvom dotične države v Republiki Sloveniji, protokolom gostujoče države, s Centrom za varnost in zaščito MNZ-ja in seveda z gostiteljem obiska," je še dodala Jevnikarjeva. Če pa si gost želi dodati še dodatne elemente, jih pri organizaciji poskušajo upoštevati, če je le mogoče.

Monarha se sprejme z vojaškimi častmi

Organizaciji dogodka seveda sledi sama izvedba sprejema. Poleg pomembnosti izobešanja zastav gosta, Republike Slovenije in Evropske unije, kjer koli se gost in gostitelj gibljeta in na avtomobilu glavnega gosta, je del državniškega obiska za monarhe tudi sprejem z vojaškimi častmi tako ob prihodu kot tudi odhodu. To sicer ne velja za obisk drugih članov kraljeve družine, kjer se organizira le obisk, ki ne predvideva vojaških časti. Častna enota Republike Slovenije, ki sodeluje pri obredu sprejema z vojaškimi častmi, je sestavljena iz Garde Slovenske vojske in vojaškega ali policijskega orkestra.

Gostitelj oseb, kot so monarhi in vodilni držav, je predsednik Republike Slovenije. V sklepu o določitvi protokolarnih pravil pa je odrejeno tudi slovesno kosilo ali večerja, kjer je število gostov tuje delegacije predvidoma v sorazmerju s številom gostov, ki jih povabi gostitelj. Gost in gostitelj si na začetku obeda ali pa po glavni jedi tudi izmenjata zdravici. Zdravica mora biti že vnaprej prevedena in natisnjena.

"Teme pogovorov določita urada gosta in gostitelja. Pri vseh pogovorih, tako formalnih kot neformalnih, so pomembni predvsem spoštovanje, dostojnost in prava mera dobrega okusa ter prilagodljivost," je o pomembnosti postavitve okvirjev pogovora povedala Jevnikarjeva.

Protokol se pri poteku organizacije in sprejema ob obisku visoke osebe iz sveta politike ali pa osebe iz kraljeve družine bistveno ne razlikuje: "Elementi različnih vrst obiskov so enaki za vse," je razložila Jevnikarjeva. Ker pa člani kraljevih družin načeloma niso politični predstavniki svoje države, se lahko poudarek na njihovo željo "preusmeri na bolj kulturne, humanitarne, socialne vsebine", je še pojasnila.

Raznolike države imajo svoje tradicije in svojo kulturo. "Seveda se, glede na državo gosta, prilagodijo in upoštevajo njihova kultura in navade," je razložila Jevnikarjeva in povedala, da ima sicer Protokol Republike Slovenije pri dogovorih o obiskih z vsemi tujimi protokoli vedno enak pristop.

"Koristno je, da se z darilom poveže tudi promocija države"

Svoje posebno mesto pri uradnih in državniških obiskih pa ima tudi obdarovanje. Pri tem pomembno vlogo igrata predvsem izbira ustreznega darila in njegova predaja: "Diplomatski, mestni, poslovni in drugi protokoli morajo imeti metodološko utemeljen model odločitve izbire protokolarnih daril in izdelan način njihove predaje, ki je lahko osebno ali prek protokola," je pojasnila Benedettijeva. Pri izbiri protokolarnega darila je treba upoštevati številne dejavnike, med drugim tudi funkcijo obdarovanca, njegove interese, narodnost, vero, smer izobrazbe in področje njegovega delovanja. Praviloma se podari eno glavno darilo v imenu države, v sklepu o določitvi protokolarnih pravil pa je zapisano, da vrednost darila ne sme presegati višine zadnje uradno objavljene bruto povprečne plače na zaposlenega v Republiki Sloveniji. Darila se poleg morebitnemu zakoncu ali partnerju gosta izročajo tudi članom uradne delegacije, darila manjše vrednosti pa tudi varnostnemu in tehničnemu osebju gosta. Upoštevati je namreč treba hierarhijo delegacije.

Praviloma so darila izdelana v Republiki Sloveniji in predstavljajo slovensko kulturno dediščino. "Ob obisku britanske kraljice smo se odločili za set porcelanastih skodelic in čajnika za čaj Catbriyur Slovenija, na katerem je bil stiliziran vzorec s slovenskimi nageljni. Na neki način smo torej povezali britansko in slovensko kulturo," se je spominjala Benedettijeva, ki je v svoji karieri poleg številnih članov kraljevih družin po svetu sprejela tudi britansko kraljico Elizabeto II. Kraljica je v dar simbolično prejela tudi lipicanca, tako pa so povezali kraljičino zanimanje za konje in slovenski ponos – lipicanca. "Zelo koristno je namreč, da se z darilom poveže tudi promocija države," je še poudarila.

Protokol se po besedah Jevnikarjeve skozi leta korenito ne spreminja, vendar pa se "prilagaja novim smernicam bolj sproščenega pristopa". Pravila pa naj bi po mnenju Benedettijeve človeku pomagala, da se znajde v raznolikih okoliščinah: "Marsikomu pravila protokola predstavljajo nadležnost, toda v resnici rešujejo marsikatero dilemo, preprečujejo nesporazume in olajšujejo opravljanje določenih nalog," je sklenila.